1.1 BESTÄLLNING AV RITNINGSKOPIA (UHE/UHI)

Ett behov av dokumentation finns. En beställning i form av ”Servicebegäran” skapas i IFS. Arbetsordern kan innehålla flera arbetsuppgifter, varav en är ett behov av en ritning eller en uppdatering av befintlig dokumentation. Arbetsordern skickas in flödet och kommer då upp i Lobbyn SVK-DOK 2.0 där DOK kan se den. 

1.2 TA EMOT OCH GRANSKA BESTÄLLNING

DOK hämtar upp beställningen från lobbyn. Det finns ett par olika sätt att filtrera informationen på. Utöver de definierade typerna i ruta FILTER - Anläggningstyper finns en till; % -tecknet visar alla ärenden i lobbyn samlade i en vy.

I lobbyn finns fälten

• RITNINGSBESTÄLLNINGAR - skapade via mall som är arbetsmallen DOK002 som ska användas för att beställa ritningar
• NYA ÄRENDEN för nya inkomna beställningar
• STATUS BEREDD för beredda ärenden och för ärenden som studsar tillbaka efter hantering med frågor eller för korrigering
• PÅGÅENDE ÄRENDEN som inte kunnat slutföras direkt,
• UTFÖRDA ÄRENDEN som är färdigbehandlade.
• RITNINGSBESTÄLLNINGAR FÄRDIGA FÖR AVSLUT har färdiga arbetsuppgifter som väntar på att alla uppgifter i en arbetsorder blir klara så ärendet kan stängas av beställaren.

Gå in på till Arbetsuppgiften, granska beställningen och avgör om all information finns tillgänglig för att kunna utföra den.

1.3 HANTERA BESTÄLLNING

Börja med att ändra arbetsuppgiftens status till Arbete påbörjades. Det gör man genom höger musklick, Status och Arbete påbörjades.

Fältet Verkligt startdatum får då automatiskt en datumstämpel.

DOK tar fram en tittakopia på angivet ritningsnummer ur IFS. Finns den inte i IFS kommer ritningen eftersökas vidare i arkivet och hos andra kontakter som kanske har den i sina arkiv.

Välj Bilagor i den vågräta balken längst ned på ritningsbeställningsformuläret och klicka i Bifoga.

1. Sök…(1.) och fyll i dokumentnummer i fönstret som kommer upp. Markera de uppsökta bladen

2. Klicka i OK till slut. Ritningarna finns bifogade i AU.

Laddas upp från din egen mapp genom Bilagor  Dokument  Ny

I fönstret ovan, välj dokumentklass (2.), bläddra fram beställt dokument (1.)och vid behov fyll sedan i lämplig titel med dokumentets eget nummer. Klicka sedan i Skapa (3.).

Resultat bifogad ritning nedan:

Om fel ritning av misstag läggs in i ärendet kan man radera det genom att högerklicka på raden för ritningen och välja Koppla loss.

En varning dyker upp. Svara Ja på frågan.

På Arbetsordern gör vi följande: (Se bild nedan)

• Planerad start datum (1.)
• Planerad avslutning datum (1.)
• Utför åtgärd 575  Dokumentationsåtgärd, F8 (2.)
• Utför åtgärd - kort kommentar om vad vi har utfört(2.)
• Därefter klickar vi på SPARA eller funktionsknapp/snabbkommando F12. (4.)

Kontrollera också att (Se bild nedan)

• Avdelning -har rätt värde, UH-E i detta fall. (3.)
• Arbetstyp - ärvs från AO. (3.)
• Leverantör  SvK, dvs utförare. (3.)

Dokument bifogad, allt korrekt ändrat i AU, då kan vi ändra STATUS till Arbete utfört och avsluta det hela för vår del. Höger musval och därefter Status och Arbete utfört. Då sätts verkligt slutdatum automatiskt

För att komma tillbaka till arbetsordern, klicka på höger musknapp och välj ”Bered arbetsorder…” Uppdatera sidan för att se de senaste uppdateringarna. Nu står AO i status Arbete utfört.

Underhållsentreprenören får ritningsbeställningen på sitt bord/lobby, vilken denne granskar och eventuellt godkänner, varpå arbetsuppgiften sätts i status Avslutad.

Kommer inga kommentarer till DOK inom 5 dagar efter leverans avslutas ärendet automatiskt.

2.1 UPPDATERING AV DATA I IFS

Ett nytt ärende har hamnat i vår lobby och öppnar det.

Öppna fliken Arbetsuppgifter i arbetsordern

Markera sedan raden med texten Uppdatering av anläggningsinformation och öppna den genom att välja Arbetsuppgift i Höger mus val.

Öppna bilagorna (1.) och granska innehållet i bifogade filer (2.). Finns all och korrekt information tillgänglig för att uppdatera den tekniska datan? Finns komplett dokumentation bifogad?

Om AU inte behöver kompletteras utan vi kan påbörja vår del, då ändrar vi status till Frisläppt

OM GK gjort ovanstående steg och vill att DOK ska utföra arbetsuppgiften hittas den i lobbyn Beställt arbete för utförande under elementet Status frisläppt enl nedan:

Som det ser ut i dagsläget är GK=DOKANS, och alltså kan vi fortsätta med samma AU.

Därefter hanteras den öppnade AU’n enligt informationen i fältet Jobbeskrivning. Status ändras till Arbete påbörjades. Bifogade dokument hittas i Bilagor.

Efter utfört arbete ändrar vi på:

• Utför åtgärd 575  Dokumentationsåtgärd, F8
• Utför åtgärd - kort kommentar om vad vi har utfört
• Sätter status till Arbete utfört

2.2 RÖDÄNDRING

GK/DOKANS upptäcker en inkommen arbetsorder i sin lobby och öppnar den

Denne öppnar fliken Arbetsuppgifter i arbetsordern och markerar uppgiften Rödändringar, högerklickar och väljer Arbetsuppgift

Öppna fliken Bilagor (1.) längst ner, och högerklicka i dokumentraden (2.) och kopiera (3.) rödändringen till en arbetsyta.

GK granskar att inkomna rödändringar från UHE eller UHI är kompletta och att rödändringarna är tydliga och korrekt utförda.

Om/när det ser bra ut kan vi skicka ärendet vidare till CAD-ritare, detta gör vi genom att välja höger musval och ändra status till Frisläppt

Cad-ritaren hittar en ny frisläppt arbetsuppgift i lobbyn i sin resursgrupp.

AU öppnas. I fältet jobbeskrivning finns information om arbetet. I Bilagor finns bifogade dokument. Fälten planerad start och planerad avslutning fylls i. Status ändras till Arbete påbörjades.

Fältet Utförd åtgärd kan användas som log för utförda deluppgifter eller som informationskanal. Vi kan använda oss av höger musval och Rapportera utförd åtgärd… för att få automatisk signatur och datum-stämpel.

Efter utfört renritningsarbete ändras status till Arbete utfört varpå arbetsordern hamnar hos GK för godkännande. Vi väljer därför höger musval och Status och Arbete utfört.

UHE granskar ritningskopian. Om det är en korrekt beställning godkänns leveransen. Då stängs ärendet genom att status sätts till Avslutad.

3.1 INBLADNING

Skapar ny AU via mall, börja med fliken Jobb och mallar, därefter klickar du på plustecknet , då får vi en ny rad, välj därefter värdelista… (F8) , i dialogrutan väljer du DOK001 INBLADNING DRIFTSCHEMA och sen OK.

Klicka på Spara/Ctrl+S, gå därefter till fliken Arbetsuppgifter, välj vår nyss skapade AU och genom höger musval tar vi Arbetsuppgift…

Därför skriver vi i fältet Lång beskrivning vad som är rellevant för just denna arbetsuppgift, resten står under jobbeskrivning. Vi väljer utförare, dvs Leverantör via värdelistan som väljer rätt utförare beroende på vilken station vi har valt.

Därefter ändrar vi status till Under Beredning

AO går då till UH-ing för godkännande, sen till UH-entreprenören för själva inbladningen.