1.1 BESTÄLLNING AV RITNINGSKOPIA (UHE/UHI)

Ett behov av dokumentation finns. En beställning i form av ”Arbetsbegäran” skapas i IFS. Arbetsordern kan innehålla flera arbetsuppgifter, varav en är ett behov av en ritning eller en uppdatering av befintlig dokumentation. Arbetsordern skickas in flödet och kommer då upp i Lobbyn SVK-DOK 2.0 där DOK kan se den.

1.2 TA EMOT OCH GRANSKA BESTÄLLNING

DOK hämtar upp beställningen från lobbyn. Det finns ett par olika sätt att filtrera informationen på. Utöver de definierade typerna i ruta FILTER - Anläggningstyper finns en till; % -tecknet visar alla ärenden i lobbyn samlade i en vy.

I lobbyn finns fälten NYA ÄRENDEN för nya inkomna beställningar, STATUS BEREDD för beredda ärenden och för ärenden som studsar tillbaka efter hantering med frågor eller för korrigering, PÅGÅENDE ÄRENDEN som inte kunnat slutföras direkt, samt UTFÖRDA ÄRENDEN som är färdigbehandlade. Fältet RITNINGSBESTÄLLNINGAR FÄRDIGA FÖR AVSLUT har färdiga arbetsuppgifter som väntar på att alla uppgifter i en arbetsorder blir klara så ärendet kan stängas av beställaren.

Känner man till arbetsordernumret kan man söka fram det under ikonen ”Arbetsbegäran”. Enstaka arbetsuppgifter kan sökas genom ikonen ”Arbetsuppgifter”.

Inkommande arbetsordrar till DOK har status Startad.

För att öppna en arbetsuppgift: gå till arbetsordern, flik Arbetsuppgift, högerklicka på uppgiften, välj Arbetsuppgift…

DOK granskar arbetsuppgiftsbeskrivningen för att se att all nödvändig information är ifylld. Om något saknas för att beställningen ska kunna genomföras skickas den tillbaka med begäran om komplettering. Se stycke 1.4.

Exempel:

Arbetsuppgifter som ska behandlas ligger i status Ny eller Frisläppt. Under fliken Generellt kan man hitta mer detaljer om uppgiften, som en längre och utförligare beskrivning, arbetstyp och leverantör.

1.3 HANTERA BESTÄLLNING

1.3.1 Beställning av tittarkopia

Börja med att ändra arbetsuppgiftens status till Arbete startade. Det gör man genom höger musklick, Status och Arbete påbörjades. 

Fältet Verkligt startdatum får då automatiskt en datumstämpel.

DOK tar fram en tittakopia på angivet ritningsnummer ur IFS. Finns den inte i IFS kommer ritningen eftersökas vidare i arkivet och hos andra kontakter som kanske har den i sina arkiv.

Ritningskopia bifogas i ärendet under Bilagor-Dokument. Där klickar man på Bifoga-Sök och söker fram ritningen i formuläret.  OBS! Man måste vara i fliken Generellt.

1. Öppna Bilagor
2. Gå till Dokument
3. Välj Bifoga för befintlig ritning. Sök och ange dokumentnummer.

En ritningskopia laddas upp på liknande sätt som ovan, men man väljer istället Ny.  Ange Dokumentklass och genom Bläddra hittar man sökvägen till ritningen. Klicka sen på Skapa så laddas dokumentet upp i arbetsuppgiften.

Alternativt: ställ markören i Sökväg-rutan och klicka på F8.

Om fel ritning av misstag laddas upp i ärendet kan den raderas genom att högerklicka på gröna raden för ritningen och välja Koppla loss.

En varning dyker upp. Svara Ja på frågan.

När rätt ritning är på plats är det bra att infoga text på vad som gjorts i fältet Utförd åtgärd. Se avsnitt Kommentar.

Ändra sen status till Arbete utfört. Därmed går ärendet tillbaka till UHI/UHE. Om denne är nöjd med ritningen kan han stänga arbetsordern, såvida alla övriga arbetsuppgifter är klara. Om fler ritningar behövs inom ramen för samma arbete kan en ny arbetsuppgift skapas i arbetsordern och skickas till DOK.

1.3.2 UPPDATERING AV STOLPTABELL

I de fall stolptabellen ska korrigeras skickar man med en eller flera nya ritningar i ärendet, med kommentar om vad som hänt. DOK öppnar arbetsuppgiften, ändrar AU-status till Arbete påbörjades..., uppdaterar IFS och bifogar en kopia på ny stolptabell till beställaren. Det är bra att infoga text på vad som gjorts i fältet Utförd åtgärd. Se avsnitt Kommentar. Ändra sen status till Arbete utfört. I IFS kommer det stå Utfört arbete. Statusändringen gör man för att kunna rapportera arbetsordern som avslutad. Arbetsuppgiften förflyttar sig också till rutan Utförda ärenden.

Under flik Arbetsuppgift, högerklicka och välj status Rapportera utförd åtgärd.

Skriv in text. OK. Det kommer nu automatiskt upp en datumstämpel och signatur efter din text i rutan Utförd åtgärd. Det går naturligtvis bra att skriva direkt i rutan också, men då får man ingen datumstämpel och användarsignatur. Spara.

Rapportera utförd åtgärd, högerklicka och välj Status, Arbete utfört

För att komma tillbaka till arbetsordern, klicka på höger musknapp och välj ”Bered arbetsorder…” Uppdatera sidan för att se de senaste uppdateringarna. Nu står AO i status Arbete utfört.

En arbetsorder kan inte stängas så länge en uppgift inte är rapporterad avslutad. Då kommer ett felmeddelande upp.

1.3.3 RÖDÄNDRING

Vid rödändringar ska dessa först granskas av granskningskoordinator (GK) som har teknisk kunskap och kan göra rätt bedömning av ritningens innehåll. Om GK godkänner ändringarna kommer han/hon skicka ritningen till DOK.

Den rättade ritningen läses sedan in av DOK som en ny revision i IFS och kopplas mot det litterat den berör.

Arbetsuppgiften avslutas med kommentar och statusändring till Arbete utfört och beställaren informeras att korrigeringen är inlagd.

1.4 KOMPLETTERA BESTÄLLNING  

Vid oklarheter i en beställning kan avdelning DOK skicka tillbaka ärendet för komplettering. I fliken Allmänt i arbetsordern läggs en kommentar till i Felbeskr.-fältet. Där kan också UHE svara med kommentar.

Ärendet flyttas sedan till Avdelning UHE genom att Arbetsorderstatus ändras till Under beredning. Så här ser det ut:

1.5 TA EMOT OCH GRANSKA LEVERANS

UHE granskar ritningskopian. Om det är en korrekt beställning godkänns leveransen. Då stängs ärendet genom att status sätts till Avslutad.

1.6 AVSLUTA ÄRENDE

Har inga kommentarer inkommit tillbaka till DOK inom 5 dagar så avslutas ärendet automatiskt.